Atualmente muitas mídias falam da importância da Gestão de Documentos Fiscais Eletrônicos. Empresas desenvolvem softwares específicos para a gestão de NF-e, NFS-e e CT-e. Muito conteúdo com notícias, dicas e melhores práticas são gerados e disponibilizados a todos para consulta.
Mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam ao processo de recebimento de documentos eletrônicos. Seja por falta de entendimento, por resistência à mudanças ou até mesmo por preferir "empurrar com a barriga". Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é OBRIGATÓRIO.
O que diz a legislação?
Segue um trecho do ajuste SINIEF 07/05 que estabelece as regras de armazenamento das Notas Fiscais eletrônicas para a empresa destinatária (comprador):
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Parágrafo 1º: O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Quais são as penalidades?
O documento da Nota Fiscal eletrônica é o arquivo XML, não o DANFE. Caso a empresa não possua o documento de forma acessível, em uma auditoria do fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, vai depender do entendimento do fiscal no momento da autuação.
A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual. Como cada Estado possui legislações diferentes, autuações em estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. E, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um Crime Contra a Ordem Tributária (Lei nº 8.137 de 27.12.1990) as consequências podem ainda ser pior.
Crimes Contra a Ordem Tributária podem render uma pena de 2 (dois) a 5 (cinco) anos de reclusão, mais a aplicação de multa. É caracterizado Crime Contra a Ordem Tributária quando o contribuinte:
I - omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II - fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III - falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV - elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V - negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
OBS: A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 dias pode caracterizar este item.
Fonte: www.administradores.com.br
Mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam ao processo de recebimento de documentos eletrônicos. Seja por falta de entendimento, por resistência à mudanças ou até mesmo por preferir "empurrar com a barriga". Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é OBRIGATÓRIO.
O que diz a legislação?
Segue um trecho do ajuste SINIEF 07/05 que estabelece as regras de armazenamento das Notas Fiscais eletrônicas para a empresa destinatária (comprador):
Cláusula décima O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Parágrafo 1º: O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Quais são as penalidades?
O documento da Nota Fiscal eletrônica é o arquivo XML, não o DANFE. Caso a empresa não possua o documento de forma acessível, em uma auditoria do fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, vai depender do entendimento do fiscal no momento da autuação.
A autuação pode ser feita por diferentes órgãos como a Receita Federal ou Secretaria da Fazenda Estadual. Como cada Estado possui legislações diferentes, autuações em estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. E, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um Crime Contra a Ordem Tributária (Lei nº 8.137 de 27.12.1990) as consequências podem ainda ser pior.
Crimes Contra a Ordem Tributária podem render uma pena de 2 (dois) a 5 (cinco) anos de reclusão, mais a aplicação de multa. É caracterizado Crime Contra a Ordem Tributária quando o contribuinte:
I - omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II - fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III - falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV - elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V - negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
OBS: A falta de atendimento da exigência da autoridade, no prazo de 10 dias pode caracterizar este item.
Fonte: www.administradores.com.br
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