Nos últimos cinco anos, o projeto SPED trouxe à tona uma preocupação forte nas áreas de TI de médias e grandes empresas. As maiores dúvidas são sobre as exigências em âmbito legal ou de regulamentação que, uma vez não atendidos, podem acarretar na geração de passivo tributário e trabalhista, entre outros riscos.
A partir da nossa rotina nas empresas e em conversas com profissionais de diversos segmentos, selecionamos algumas medidas que devem ser tomadas para superar os desafios nas melhores práticas fiscais que o mercado e o fisco exigem. Veja abaixo:
Controle de acesso às informações
Criação de uma política de controle de acesso às informações, verificando se estas são adequadas a cada tipo de negócio e usuário, aumentando a segurança e reduzindo custos através da administração, controle e auditoria de forma centralizada. Contempla este cenário, a gestão dos certificados digitais para assinatura seja da NF-e, da ECD e EFD.
Processos
A mudança do papel para o digital trouxe uma transformação natural em vários processos das empresas. Mas será que todos foram alterados ou criados, ou somente aqueles que já existiam externamente foram revisitados? Com a NF-e, as empresas descobriram da pior maneira possível que alguns processos precisavam ser recriados: por exemplo, a checagem da NF-e na saída da fábrica.
Armazenagem de informações
Deve estar alinhada com as políticas de Governança, por exemplo, sobre as questões de redundância. Sempre que necessário, a empresa terá de dispor de outro “backup” de mesmo tamanho e dimensões da base original além do nível 5 de segurança.
Neste tema as empresas vacilam por não adotar uma política séria de armazenagem.
Cruzamento de informações para auditoria e integridade dos dados
Este é outro item que, muito lentamente, as empresas começaram a se preocupar. A Receita Federal já tem tecnologia para cruzamentos das obrigações. Uma auditoria digital prévia pode evitar eventuais aborrecimentos, uma vez que dá a oportunidade de corrigir alguns processos antes da prestação de contas ao fisco. É fundamental garantir a integridade nas informações, reduzindo a possibilidade de inconsistências e evitando o nível de exposição fiscal tributária.
Análise do ambiente tecnológico
O maior desafio das empresas é analisar o seu parque tecnológico e a necessidade de processamento e armazenagem de dados a fim de assegurar a confidencialidade das informações fiscais. Algumas empresas, por questões de regulamentação, sejam do órgão regulador ou de práticas de outros países armazenam seus arquivos em servidores “caseiros” quando deveriam transferir toda a sua base para um DATACENTER. Considerando a exigência da redundância de armazenagem de arquivos, muitas empresas deveriam dar mais atenção a essa questão legal.
Qualidade das consultorias
Com o estabelecimento do modelo digital para as questões fiscais, as empresas estão mais exigentes quanto à qualidade dos fornecedores. Em função da forte atuação do Ministério Público nos últimos anos no setor de TI, encontrando consultorias com profissionais sem o registro CLT e atuando como PJ, grandes corporações já restringiram a atuação de consultorias com esse perfil e agora chega à vez das médias empresas avaliarem esta questão para evitar o risco de exposição trabalhista.
Qualidade dos fornecedores e a alíquota do IPI
Neste ano a NF-e trouxe a questão da obrigatoriedade da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que traz a alíquota de IPI. Esta obrigatoriedade se transforma em fonte riquíssima de análise pelo fisco. Muito comum nas empresas é a existência de dois fornecedores do mesmo produto, com alíquotas diferentes. Agora, é de extrema responsabilidade da empresa reavaliar e certificar a classificação fiscal correta.
*Fonte: Blog Roberto Dias Duarte
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